Office Manager

L'opportunité

• Ce rôle doit être sur place 25 % du temps et plus en cas de besoin/demande
• Vous êtes en charge de la gestion de l'approvisionnement et des vendeurs, du traitement des devis et des factures mensuelles dans le système SAP.
• Réconcilier les paiements avec les rapports financiers et résoudre les problèmes éventuels.
• Maintenir le suivi des dépenses de la marque et participer aux réunions financières mensuelles.
• Gérer le processus MSA avec les fournisseurs, le service juridique et l'approvisionnement ; créer et suivre les contrats et les accords dans la base de données Companion.
• Assurer le bon fonctionnement du bureau - acheter les fournitures de bureau, maintenir l'inventaire des équipements, gérer les dossiers des vacances, etc.
• Coordonner avec le propriétaire les services de conciergerie, l'entretien et les réparations.
• Diriger et respecter les exigences/procédures en matière de sécurité et former les employés.
• Diriger la mise à jour annuelle et la formation du plan canadien de continuité des activités.
• Coordonner les déplacements du personnel pour les grandes conférences et coordonner d'autres réunions internes (activités internes ou externes), y compris les visites de collègues d'autres sites (réservations d'hôtel et transport).
• Aider lae Ccheffe des activités commerciales à organiser des réunions, à rédiger des ordres du jour et des procès-verbaux, à formater des documents et à effectuer des tâches de bureau générales.
• Assister les gestionnaires dans l'intégration des nouveaux employés en ce qui concerne l'équipement informatique, les téléphones portables, la location de voitures et les cartes d’accès.
• Coordonner les visites mensuelles du technicien informatique et s'assurer que tous les problèmes informatiques sont résolus - Maintenir l'intranet de CSL Seqirus, en effectuant les mises à jour rapidement.
• Mettre en œuvre des campagnes de communication avec les employés.
• Organiser des événements de Team Building et de bénévolat.

Le rôle:

• Travailler avec les fournisseurs, traiter les devis dans le système SAP et assurer le suivi des budgets promotionnels, des bons de commande et des paiements de factures.
• Coordonner les événements et les déplacements. Il peut s'agir de réserver des chambres d'hôtel et des rafraîchissements, de coordonner les plans de voyage et de préparer les documents de réunion.
• Superviser les fonctions de bureau quotidiennes et les opérations administratives, y compris les systèmes d'équipement de bureau, la gestion des installations, l'achat de fournitures de bureau, afin d'assurer une efficacité et une productivité maximales des opérations.
• Diriger les exigences en matière de sûreté et de sécurité, y compris la mise à jour des plans d'urgence, la formation des employés et la réponse à tout incident.
• Accueillir les visiteurs et filtrer les appels, le courrier, les télécopies et les courriels, en fournissant les informations appropriées et en assurant le transfert.
• Ccorrige et rédige la correspondance en anglais et en français.
• Préparer et maintenir une liste de diffusion, préparer et envoyer des communications générales.
• En tant que membre du réseau des communications, il informe les membres du site de plusieurs activités et initiatives mondiales de Seqirus/CSL.
• Soutenir le service à la clientèle, en particulier pendant la saison de livraison des vaccins contre la grippe.

Vos compétences et votre expérience:

• Au minimum : Diplôme d'études collégiales de deux ans ou équivalent 3-4 ans d'expérience dans un poste similaire, idéalement dans l'industrie pharmaceutique
• Maîtrise de Outlook, Microsoft Word, PowerPoint, Excel, SAP, Companion, Teams, OneNote et des logiciels web.
• Solides compétences en communication orale et écrite nécessaires pour mener à bien des projets interfonctionnels et interagir directement avec des clients internes et externes.
• Parfaitement bilingue en français et en anglais.
• Capacité à préserver la confidentialité de documents sensibles
• Solides compétences organisationnelles
• Capacité à établir des priorités dans le travail et les tâches
• Capacité à travailler de manière autonome
• Capacité d'adaptation et flexibilité dans un environnement où les délais et le rythme de travail sont rapides.

The Opportunity

• This role is required to be onsite 25% of the time and more when needed/requested.
• Lead TO and PO process with procurement and vendors - processing estimates, and monthly GRs in SAP system.
• Reconcile payments with finance reports and resolve any issues.
• Maintain Brand spend tracker and attend monthly finance meetings.
• Manage MSA process with vendors, legal and procurement; Create and follow up on contracts and agreements in Companion database.
• Ensure smooth running of office – purchase office supplies; maintain equipment inventory; manage vacation trackers etc.
• Coordinate with landlord for janitorial services, maintenance, and repairs.
• Lead and follow safety and security requirements/procedures and train employees.
• Lead annual update and training of Canadian Business Continuity Plan.
• Coordinate staff travel to large conferences and co-ordinate other internal meetings (in-house or offsite activities), including visits from colleagues from other sites (hotel reservations and transportation).
• Support Head Commercial Operations with meeting arrangements, agendas and minutes, formatting of documents, and general office duties.
• Support managers for onboarding new employees with IT equipment, cell phones, fleet car rental and security passes·
• Coordinate IT technician monthly visits and ensure any IT issues are addressed.
• Maintain CSL Seqirus intranet, making updates promptly
• Implement employee communication campaigns.
• Organize team building and volunteering events

The Role:

• Working with suppliers, processing estimates in SAP system and tracking promotional budgets, purchase orders and invoice payments.
• Event and travel coordination. This may include hotel room and refreshment booking; coordinate travel plans; prepare meeting documents
• Oversee daily office functions and administrative operations including office equipment systems, facility management, office supply purchasing, to ensure maximum operation efficiency and productivity.
• Lead safety and security requirements, including update of contingency plans, employee training and responding to any incidents.
• Welcomes visitors and screens call, mail, faxes and emails, providing appropriate information and transfer.
• Edits, proofs, and composes correspondence in English and in French.
• Prepare and maintain mailing list, prepare and send general communications.
• As member of the Communicators Network, updates site members on several Seqirus/CSL global activities and initiatives.
• Support Customer Service, especially during flu vaccine delivery season.

Your skills and experience:

• Minimum: Two-year college diploma or equivalent 3-4 years’ experience in a similar position, ideally in the Pharmaceutical Industry
• Strong command of Outlook, Microsoft Word, PowerPoint, Excel, SAP, Companion, Teams, OneNote and web software.
• Strong oral and written communication skills necessary to successfully execute cross-functional projects and interact directly with internal and external customers.
• Fully bilingual in French and English·
• Ability to maintain confidential status of sensitive documents
• Strong organizational skills
• Ability to prioritize work/task
• Self-starter, able to work independently