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Hiring By - Biostaffic

 BioPharma

Canada

Job Highlights

Not Disclosed

Associate

Posted 4 months ago
Job details

L'opportunité

  • Ce rôle doit être sur place 25 % du temps et plus en cas de besoin/demande
  • Vous êtes en charge de la gestion de l'approvisionnement et des vendeurs, du traitement des devis et des factures mensuelles dans le système SAP.
  • Réconcilier les paiements avec les rapports financiers et résoudre les problèmes éventuels.
  • Maintenir le suivi des dépenses de la marque et participer aux réunions financières mensuelles.
  • Gérer le processus MSA avec les fournisseurs, le service juridique et l'approvisionnement ; créer et suivre les contrats et les accords dans la base de données Companion.
  • Assurer le bon fonctionnement du bureau - acheter les fournitures de bureau, maintenir l'inventaire des équipements, gérer les dossiers des vacances, etc.
  • Coordonner avec le propriétaire les services de conciergerie, l'entretien et les réparations.
  • Diriger et respecter les exigences/procédures en matière de sécurité et former les employés.
  • Diriger la mise à jour annuelle et la formation du plan canadien de continuité des activités.
  • Coordonner les déplacements du personnel pour les grandes conférences et coordonner d'autres réunions internes (activités internes ou externes), y compris les visites de collègues d'autres sites (réservations d'hôtel et transport).
  • Aider lae Ccheffe des activités commerciales à organiser des réunions, à rédiger des ordres du jour et des procès-verbaux, à formater des documents et à effectuer des tâches de bureau générales.
  • Assister les gestionnaires dans l'intégration des nouveaux employés en ce qui concerne l'équipement informatique, les téléphones portables, la location de voitures et les cartes d’accès.
  • Coordonner les visites mensuelles du technicien informatique et s'assurer que tous les problèmes informatiques sont résolus - Maintenir l'intranet de CSL Seqirus, en effectuant les mises à jour rapidement.
  • Mettre en œuvre des campagnes de communication avec les employés.
  • Organiser des événements de Team Building et de bénévolat.


Le rôle:

  • Travailler avec les fournisseurs, traiter les devis dans le système SAP et assurer le suivi des budgets promotionnels, des bons de commande et des paiements de factures.
  • Coordonner les événements et les déplacements. Il peut s'agir de réserver des chambres d'hôtel et des rafraîchissements, de coordonner les plans de voyage et de préparer les documents de réunion.
  • Superviser les fonctions de bureau quotidiennes et les opérations administratives, y compris les systèmes d'équipement de bureau, la gestion des installations, l'achat de fournitures de bureau, afin d'assurer une efficacité et une productivité maximales des opérations.
  • Diriger les exigences en matière de sûreté et de sécurité, y compris la mise à jour des plans d'urgence, la formation des employés et la réponse à tout incident.
  • Accueillir les visiteurs et filtrer les appels, le courrier, les télécopies et les courriels, en fournissant les informations appropriées et en assurant le transfert.
  • Ccorrige et rédige la correspondance en anglais et en français.
  • Préparer et maintenir une liste de diffusion, préparer et envoyer des communications générales.
  • En tant que membre du réseau des communications, il informe les membres du site de plusieurs activités et initiatives mondiales de Seqirus/CSL.
  • Soutenir le service à la clientèle, en particulier pendant la saison de livraison des vaccins contre la grippe.


Vos compétences et votre expérience:

  • Au minimum : Diplôme d'études collégiales de deux ans ou équivalent 3-4 ans d'expérience dans un poste similaire, idéalement dans l'industrie pharmaceutique
  • Maîtrise de Outlook, Microsoft Word, PowerPoint, Excel, SAP, Companion, Teams, OneNote et des logiciels web.
  • Solides compétences en communication orale et écrite nécessaires pour mener à bien des projets interfonctionnels et interagir directement avec des clients internes et externes.
  • Parfaitement bilingue en français et en anglais.
  • Capacité à préserver la confidentialité de documents sensibles
  • Solides compétences organisationnelles
  • Capacité à établir des priorités dans le travail et les tâches
  • Capacité à travailler de manière autonome
  • Capacité d'adaptation et flexibilité dans un environnement où les délais et le rythme de travail sont rapides.



The Opportunity

  • This role is required to be onsite 25% of the time and more when needed/requested.
  • Lead TO and PO process with procurement and vendors - processing estimates, and monthly GRs in SAP system.
  • Reconcile payments with finance reports and resolve any issues.
  • Maintain Brand spend tracker and attend monthly finance meetings.
  • Manage MSA process with vendors, legal and procurement; Create and follow up on contracts and agreements in Companion database.
  • Ensure smooth running of office – purchase office supplies; maintain equipment inventory; manage vacation trackers etc.
  • Coordinate with landlord for janitorial services, maintenance, and repairs.
  • Lead and follow safety and security requirements/procedures and train employees.
  • Lead annual update and training of Canadian Business Continuity Plan.
  • Coordinate staff travel to large conferences and co-ordinate other internal meetings (in-house or offsite activities), including visits from colleagues from other sites (hotel reservations and transportation).
  • Support Head Commercial Operations with meeting arrangements, agendas and minutes, formatting of documents, and general office duties.
  • Support managers for onboarding new employees with IT equipment, cell phones, fleet car rental and security passes·
  • Coordinate IT technician monthly visits and ensure any IT issues are addressed.
  • Maintain CSL Seqirus intranet, making updates promptly
  • Implement employee communication campaigns.
  • Organize team building and volunteering events


The Role:

  • Working with suppliers, processing estimates in SAP system and tracking promotional budgets, purchase orders and invoice payments.
  • Event and travel coordination. This may include hotel room and refreshment booking; coordinate travel plans; prepare meeting documents
  • Oversee daily office functions and administrative operations including office equipment systems, facility management, office supply purchasing, to ensure maximum operation efficiency and productivity.
  • Lead safety and security requirements, including update of contingency plans, employee training and responding to any incidents.
  • Welcomes visitors and screens call, mail, faxes and emails, providing appropriate information and transfer.
  • Edits, proofs, and composes correspondence in English and in French.
  • Prepare and maintain mailing list, prepare and send general communications.
  • As member of the Communicators Network, updates site members on several Seqirus/CSL global activities and initiatives.
  • Support Customer Service, especially during flu vaccine delivery season.


Your skills and experience:

  • Minimum: Two-year college diploma or equivalent 3-4 years’ experience in a similar position, ideally in the Pharmaceutical Industry
  • Strong command of Outlook, Microsoft Word, PowerPoint, Excel, SAP, Companion, Teams, OneNote and web software.
  • Strong oral and written communication skills necessary to successfully execute cross-functional projects and interact directly with internal and external customers.
  • Fully bilingual in French and English·
  • Ability to maintain confidential status of sensitive documents
  • Strong organizational skills
  • Ability to prioritize work/task
  • Self-starter, able to work independently

Benefits Offered?

  • No

Bonus Offered?

  • No

Travel Required?

  • No

Location:

  • Canada

Experience:

  • Associate

Global Experience Needed?

  • No

Specialized Experience Needed?

  • No

Apply before:

  • Apr 12, 2024
Company Overview
CSL
CSL

Current Openings: 0

CSL is a leading global biotechnology company with a dynamic portfolio of lifesaving medicines, including those that treat haemophilia and immune deficiencies, vaccines to prevent influenza, and therapies in iron deficiency, dialysis and nephrology. Since our start in 1916, we have been driven by our promise to save lives using the latest technologies. Today, CSL – including our businesses, CSL Behring, CSL Seqirus, and CSL Vifor – provides lifesaving products to patients in more than 100 countries and employs 32,000 people. Our unique combination of commercial strength, R&D focus and operational excellence enables us to identify, develop and deliver innovations so our patients can live life to the fullest. See our community guidelines: https://bit.ly/3Bs17Ra
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