Document Controller/Archivist CONTRÔLEUR DE DOCUMENTS (CD) / ARCHIVISTE

Hiring By - Biostaffic

 BioPharma

Canada

Job Highlights

Not Disclosed

Mid-Senior level

Posted 4 months ago
Job details
SUMMARY
The Document Controller / Archivist supports document and record management activities. The DC Controller/Archivist will work directly under the supervision of the Manager.
DUTIES AND RESPONSIBILITIES
The Document Controller/Archivist will:
  • Act as administrator and manage user access within the electronic document/quality management system.
  • Track and maintain controlled documents throughout their life cycle in the electronic document/quality system per procedural requirements.
  • Route controlled documents for review and approval.
  • Routinely route documents due for periodic review.
  • Publish documents once effective.
  • Act as a back up document controller for other sites as needed.
  • Support training activities on the electronic document /quality management.
  • Manually track and manage documents maintained outside of electronic document control system according to internal procedures.
  • Periodically generate metrics requested by management (e.g. document status, etc.).
  • Prepare and track documents for external distribution according to internal procedures.
  • Support integration or implementation activities as they relate to document/record management.
  • Archive data / records (paper and electronic) according to internal procedures and regulatory requirements.
  • Track all archived documents/records and ensure inventory is maintained up to date.
  • Ensure archive room is adequately maintained and access is controlled.
  • Provide archived documents/records for consultation upon request.
  • Manage any off-site archive locations.
  • Periodically review documents which will / have reached the end of their retention period and initiate appraisal process as per internal procedures.
  • Prepare any archived records for transfer upon sponsor request.
  • Escalate any potential issues/risks to Management.
QUALIFICATIONS
  • Diploma of College Studies with minimum of two (2) years of experience in document/record management or equivalent in a regulated environment, preferably in a pharmaceutical/CRO setting.
  • Fluently bilingual in English and French (both oral and written).
  • Good verbal and written communication and interpersonal skills.
  • Autonomous, detail oriented and strong organizational skills.
  • Ability to complete tasks in a timely manner according to priorities.
  • Excellent multi-tasking skills and ability to effectively manage changes in priorities in a fast paced and dynamic environment.
  • A strong sense of integrity and ethics.
  • Ability to apply constructive feedback to improve performance.
  • Ability to lift boxes (~ 40lbs) and comfortable using ladder in archive room.
  • Excellent computer skills and ability to work with various computer applications to support document / record management activities.
  • Proficient in the Microsoft Office Suite.
RESUMÉ
Le contrôleur de documents/archiviste prend en charge les activités de gestion des documents et des archives. Le contrôleur de documents/archiviste travaillera directement sous la supervision du gestionnaire.
Le Contrôleur De Documents/archiviste Devra :
  • Agir en tant qu'administrateur et gérer l'accès des utilisateurs au système de gestion électronique des documents/de la qualité.
  • Suivre et maintenir les documents contrôlés tout au long de leur cycle de vie dans le système électronique de gestion des documents/de la qualité, conformément aux exigences procédurales.
  • Acheminer les documents contrôlés pour révision et approbation.
  • Acheminer régulièrement les documents devant faire l'objet d'une révision périodique.
  • Publier les documents une fois qu'ils sont effectifs.
  • Jouer le rôle de contrôleur de documents de secours pour d'autres sites, le cas échéant.
  • Soutenir les activités de formation sur la gestion électronique des documents et de la qualité.
  • Suivre et gérer manuellement les documents conservés en dehors du système de contrôle des documents électroniques conformément aux procédures internes.
  • Produire périodiquement les indicateurs demandés par la direction (par exemple, le statut des documents, etc.).
  • Préparer et suivre les documents destinés à être distribués à l'extérieur conformément aux procédures internes.
  • Soutenir les activités d'intégration ou de mise en œuvre en ce qui concerne la gestion des documents/enregistrements.
  • Archiver les données/enregistrements (papier et électroniques) conformément aux procédures internes et aux exigences réglementaires.
  • Assurer le suivi de tous les documents/enregistrements archivés et veiller à ce que l'inventaire soit tenu à jour.
  • S'assurer que la salle d'archives est correctement entretenue et que l'accès est contrôlé.
  • Fournir les documents/records archivés pour consultation sur demande.
QUALIFICATIONS
  • Diplôme d'études collégiales avec un minimum de deux (2) ans d'expérience en gestion de documents/enregistrements ou l'équivalent dans un environnement réglementé, de préférence dans un environnement pharmaceutique/CRO.
  • Parfaitement bilingue en anglais et en français (à l'oral et à l'écrit).
  • Bonne communication orale et écrite et bonnes aptitudes interpersonnelles.
  • Autonomie, souci du détail et sens aigu de l'organisation.
  • Capacité à mener à bien les tâches dans les délais impartis en fonction des priorités.
  • Excellentes aptitudes à effectuer plusieurs tâches à la fois et à gérer efficacement les changements de priorités dans un environnement dynamique et en évolution rapide.
  • Sens aigu de l'intégrité et de l'éthique.
  • Capacité à appliquer un retour d'information constructif pour améliorer les performances.
  • Capacité à soulever des boîtes (~ 40lbs) et à utiliser une échelle dans la salle des archives.
  • Excellentes compétences informatiques et capacité à travailler avec diverses applications informatiques pour soutenir les activités de gestion des documents et des archives.
  • Maîtrise de la suite Microsoft Office.
Q² Solutions, IQVIA’s laboratory business, creates connected intelligence by combining our expertise, technology and analytics - this fuels unparalleled research & development solutions. We uphold a deep commitment to patients, sites, customers, and each other. https://www.q2labsolutions.com/careers

Benefits Offered?

  • No

Bonus Offered?

  • No

Travel Required?

  • No

Location:

  • Canada

Experience:

  • Mid-Senior level

Global Experience Needed?

  • No

Specialized Experience Needed?

  • No

Apply before:

  • Apr 12, 2024
Company Overview
Q² Solutions
Q² Solutions

Current Openings: 0

Q² Solutions is a leading drug discovery and development laboratory services organization. Our innovative solutions encompass broad central laboratory and specialty biomarker services, including genomics, immunoassays, flow cytometry, anatomic pathology, precision medicine assays, vaccine assays, ADME and bioanalytical along with extensive offerings in antibody drug discovery, biomarker discovery, and decentralized clinical trial lab solutions. To learn more, visit www.Q2LabSolutions.com
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